Belangrijke documenten bij een bedrijfsovername

Je (ver)koopt niet zomaar een bedrijf. Om ervoor te zorgen dat het proces goed verloopt en beide partijen goed beschermd zijn, komen er diverse contracten en documenten kijken. Wij hebben 35 belangrijke documenten bij een bedrijfsovername voor je op een rij gezet, op chronologische volgorde.

Belangrijke documenten bij een bedrijfsovername

Een bedrijfsovername bestaat uit 7 fases.

• Oriëntatie
• Informatiememorandum & waardering
• Prijsonderhandeling
• Due Diligence
• Definitieve prijsbepaling
• Contractonderhandeling & transactiedocumentatie
• Closing

We hebben de belangrijke documenten die bij een bedrijfsovername komen kijken verdeeld over de fases. Ook hebben we bij elk document aangegeven wat het doel is.

Oriëntatie

Playbook

Fase overname: oriëntatie
Doel: verkoper overtuigen om M&A kantoor in dienst te nemen
Omschrijving: als een verkoper zijn bedrijf wil verkopen, maakt een M&A kantoor (zoals BrightOrange) een Playbook om haar dienstverlening onder de aandacht te brengen. Het Playbook is specifiek afgestemd op het bedrijf van de verkoper.

Geheimhoudings­verklaring

Fase overname: oriëntatie
Doel: geheimhouding vastleggen
Omschrijving: voordat het M&A kantoor een offerte kan uitbrengen, moet de verkoper informatie over zijn bedrijf beschikbaar stellen. Daarvoor tekent het M&A kantoor een geheimhoudingsverklaring, waarin is vastgelegd dat het alle informatie vertrouwelijk behandelt.

Wwft check

Fase overname: oriëntatie
Doel: eventuele ongebruikelijke transacties detecteren
Omschrijving: een M&A kantoor heeft Wwft verplichtingen en moet een cliëntenonderzoek (KYC) uitvoeren. Ongebruikelijke transacties moeten hierbij gemeld worden.

Offerte & opdrachtbevestiging

Fase overname: oriëntatie
Doel: overnameproces starten
Omschrijving: op basis van de informatie die de verkoper aanlevert maakt het M&A kantoor een offerte en opdrachtbevestiging. Hierin staat omschreven welke werkzaamheden het M&A kantoor verricht en welke kosten daaraan verbonden zijn.

Informatie­memorandum & waardering

Prijsindicatie

Fase overname: informatiememorandum & waardering
Doel: indicatie vraagprijs berekenen
Omschrijving: voordat het verkoopproces start, berekent het M&A kantoor een indicatie van de verkoopprijs. Dat doet het kantoor op basis van een markt- en sectoranalyse en de informatie die de verkoper beschikbaar heeft gesteld.

Kopersprofiel

Fase overname: informatiememorandum & waardering
Doel: zoekproces voorbereiden
Omschrijving: om het zoekproces naar de ideale kandidaat-koper te stroomlijnen en teleurstellingen te voorkomen, stelt het M&A kantoor een zogenoemd ‘kopers profiel’ op. Hierin is uitgewerkt aan welke criteria de kandidaat-koper idealiter moet voldoen. Daarbij kan worden gedacht aan criteria als:

• Type koper (strategisch; financieel);
• Aard, omvang, beleid en cultuur;
• Het productassortiment, kwaliteitsimago en marktpositie;
• Financiële positie.

Long list & short list

Fase overname: informatiememorandum & waardering
Doel: potentiële kopers in kaart brengen
Omschrijving: de long list is een globaal overzicht van kandidaten die mogelijk geïnteresseerd zijn in de overname van het bedrijf. De shortlist is een kleinere selectie van de long list, met kandidaten die het meest voldoen aan de criteria.

Teaser

Fase overname: informatiememorandum & waardering
Doel: potentiële kopers informeren over de onderneming
Omschrijving: een anonieme beschrijving (one-pager) van het bedrijf. Hierin staan enkel de hoofdlijnen, want voor verdere informatie moet de kandidaat-koper een NDA tekenen.

NDA

Fase overname: informatiememorandum & waardering
Doel: identiteit verkoper bekend maken
Omschrijving: na het ondertekenen van de NDA maakt het M&A kantoor via een brief de naam en website van de onderneming bekend aan de kandidaat-koper.

Informatiememorandum

Fase overname: informatiememorandum & waardering
Doel: kandidaat-koper informeren over het bedrijf van de verkoper
Omschrijving: een nauwkeurige beschrijving van de onderneming, bestaande uit:

• Activiteiten
• Afnemers
• Leveranciers
• Personeel, inclusief organigram
• Aandeelhoudersstructuur
• USP’s
• Macro economische ontwikkelingen
• Sectorale ontwikkelingen
• Management & Personeel
• Exploitatiecijfers (historisch & prognose)
• Balanscijfers (historie & prognose)
• Criteria waaraan een kandidaat-koper dient te voldoen
• Vervolgprocedure

Prijsonder­handeling

Biedingsbrief (NBO: Non Binding Offer)

Fase overname: prijsonderhandeling
Doel: transactievoorwaarden bekend maken
Omschrijving: in een biedingsbrief brengt de kandidaat-koper een voorstel uit voor de transactie en de bijhorende voorwaarden, waaronder de koopprijs die betaald moet worden.

Intentieverklaring (LOI)

Fase overname: prijsonderhandeling
Doel: wederzijdse intentie voor de overname vastleggen
Omschrijving: als de verkoper en de kandidaat-koper het op hoofdlijnen eens zijn geworden over de prijs en voorwaarden, worden de hoofdpunten vastgelegd in een intentieverklaring (LOI). De intentieverklaring bevat meestal ook een overzicht van de vervolgstappen, inclusief de bijhorende timetable.

Due Diligence

Due Diligence verzoeklijst

Fase overname: Due Diligence
Doel: documenten aanvragen die nodig zijn voor het Due Diligence onderzoek
Omschrijving: voordat de kandidaat-koper het bedrijf overneemt, wil hij er zeker van zijn dat er geen zogenaamde lijken in de kast liggen. Hij zal dan ook een onderzoek uitvoeren (of laten uitvoeren) naar de financiële, fiscale, juridische en commerciële positie van de onderneming. Voorafgaand aan het onderzoek stuurt de kandidaat-koper een Due Diligence verzoeklijst. Deze lijst bevat de documenten en toelichtingen die hij nodig heeft om een goed beeld te vormen van de onderneming.

Het is voor de verkoper belangrijk om alle gegevens te verstrekken die de koper nodig heeft. Zo minimaliseert hij zijn garantieverplichtingen. Wat de koper van te voren weet, moet namelijk in de koopsom verdisconteerd zijn.

Due Diligence rapporten

Fase overname: Due Diligence
Doel: vastleggen van onderzoeksbevindingen
Omschrijving: na het onderzoek legt de kandidaat-koper (en zijn adviseurs) de onderzoeksbevindingen vast in Due Diligence rapporten. Het is gebruikelijk dat de verkoper de concepten daarvan ontvangt, zodat hij eventuele onjuistheden tijdig kan verbeteren. Deze conceptrapporten bevatten veelal niet de conclusies en aanbevelingen; die stellen de onderzoekers alleen beschikbaar aan de kandidaat-koper.

Het is niet ongebruikelijk dat kandidaat-koper in de koopovereenkomst moet verklaren dat het onderzoek geen mogelijke claim-risico’s aan het licht heeft gebracht die niet in de koopovereenkomst worden benoemd.

Contract­onderhandeling & transactie­documentatie

Koopovereenkomst (SPA)

Fase overname: contractonderhandeling & transactiedocumentatie
Doel: afspraken vastleggen
Omschrijving: in de koopovereenkomst (SPA) worden de afspraken vastgelegd die de basis vormen voor de bedrijfsovername. De advocaat van de koper stelt normaliter de SPA op. De garanties, vrijwaringen, disclosures en completion accounts (volgende documenten) zijn onderdeel van deze koopovereenkomst.

Garanties (onderdeel SPA)

Fase overname: contractonderhandeling & transactiedocumentatie
Doel: verantwoordelijkheid afbakenen
Omschrijving: een overzicht van gebeurtenissen (inbreuken) waarvoor de koper aansprakelijk blijft ingeval van schade (inbreuk op garanties). De aanname is dat de verkoper niet hoeft op te treden voor de schade als de koper op de hoogte was van de mogelijke inbreuk. Inbreuken die bekend zijn bij de koper zijn namelijk vaak verdisconteerd in de koopsom. Net als bij bijvoorbeeld een auto. Als je een tweedehands auto koopt, kun je een dag later niet klagen dat de auto niet nieuw is. Om die reden adviseren wij verkopers om zoveel mogelijk informatie beschikbaar te stellen aan de kandidaat-koper.

Vrijwaringen (onderdeel SPA)

Fase overname: contractonderhandeling & transactiedocumentatie
Doel: aansprakelijkheid bij verkoper neerleggen
Omschrijving: een koper vraagt een vrijwaring voor mogelijke gebeurtenissen waarvan hij op de hoogte is, maar die niet verwerkt zijn in de koopsom omdat de economische gevolgen onbekend zijn.

Omdat de gevolgen van de gebeurtenis niet verwerkt zijn in de koopsom, blijft de verkoper aansprakelijk voor de gebeurtenis.

Disclosures (onderdeel SPA)

Fase overname: contractonderhandeling & transactiedocumentatie
Doel: aansprakelijkheid bij koper neerleggen
Omschrijving: een overzicht van zaken waarvan zowel de verkoper als de koper op de hoogte is en het (economische) risico bij de koper ligt. Disclosures worden opgesteld om te voorkomen dat er achteraf discussie ontstaat of de koper wel of niet op de hoogte was van de betreffende zaak.

Completion accounts (onderdeel SPA)

Fase overname: contractonderhandeling & transactiedocumentatie
Doel: basis vormen voor de koopovereenkomst
Omschrijving: de jaarrekening of tussentijdse cijfers die de basis vormen voor de berekening van de Cash & Debt free koopsom.

Zekerheid verkoper

Fase overname: contractonderhandeling & transactiedocumentatie
Doel: zekerheid krijgen dat de verkoper zijn verplichtingen kan nakomen
Omschrijving: De verkoper moet garanties en vrijwaringen geven aan de koper. De koper wil er wel zeker van zijn dat de verkoper ook in staat is om de verplichtingen na te komen als er een inbreuk ontstaan. Daarom zal de koper om zekerheden vragen. De meest voorkomende zijn:

• Escrow. Een deel van de koopsom wordt gedurende een bepaalde periode op een geblokkeerde rekening gestald.
• Verkoperslening. Een deel van de koopsom wordt omgezet in een lening die verkoper aan de koper verstrekt
• Vermogensinstandhoudings­verklaring. Verkoper en haar aandeelhouder verplichten zich om (i) het eigen vermogen van verkoper op een bepaald niveau te houden en (ii) een deel van de bezittingen aan te houden in de vorm van liquide middelen.

Flow of Funds (geldstroomoverzicht)

Fase overname: contractonderhandeling & transactiedocumentatie
Doel: inzicht geven in alle betalingen bij een overname
Omschrijving: het Flow of Funds overzicht geeft inzicht in alle uitgaande betalingen op het moment van overname en de wijze waarop deze betaald worden.

De notaris controleert op basis van het Flow of Funds overzicht wie welk bedrag beschikbaar moet stellen en aan wie de notaris de bedragen vervolgens moet uitkeren. Deze geldstromen lopen altijd via de kwaliteitsrekening/derdengeldrekening van de notaris.

SER melding

Fase overname: contractonderhandeling & transactiedocumentatie
Doel: overname melden (indien van toepassing)
Omschrijving: een melding van de voorgenomen overname bij de Sociaal Economische Raad. Dit is alleen van toepassing bij overnames van (middel)grote ondernemingen

Leveringsakte

Fase overname: contractonderhandeling & transactiedocumentatie
Doel: juridische overdracht van de aandelen
Omschrijving: de notariële akte waarin de aandelen van de verkoper juridisch worden overgedragen aan de koper.

Afstandsverklaring (onderdeel leveringsakte)

Fase overname: contractonderhandeling & transactiedocumentatie
Doel: afstand van aandelen vastleggen
Omschrijving: in een afstandsverklaring verklaren de aandeelhouders van de onderneming die verkocht wordt dat ze afzien van het voorkeursrecht om de aandelen (die worden overgedragen) te kopen.

Nota van afrekening (notary letter)

Fase overname: contractonderhandeling & transactiedocumentatie
Doel: geldstromen vastleggen
Omschrijving: beschrijving van de geldstromen die plaatsvinden bij de levering van de aandelen. De nota van afrekening sluit aan bij de fund flow (sources & uses), die de partijen onderling zijn overeengekomen.

Bestuurswisseling

Fase overname: contractonderhandeling & transactiedocumentatie
Doel: koper bestuurder maken
Omschrijving: notulen van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders, waarin de verkoper terugtreedt als bestuurder en de koper de nieuwe bestuurder wordt.

Ontslagbrief

Fase overname: contractonderhandeling & transactiedocumentatie
Doel: verkoper neemt ontslag als bestuurder.
Omschrijving: overeenkomst waarin is vastgelegd dat de verkoper terugtreedt als bestuurder. Hierbij verleent de koper (normaliter) decharge aan de terugtredende bestuurder voor het beleid dat hij gevoerd heeft.

Overeenkomst van opdracht

Fase overname: contractonderhandeling & transactiedocumentatie
Doel: nieuwe managementovereenkomst
Omschrijving: als de verkoper na de overname in dienst blijft, sluiten de partijen een nieuwe managementovereenkomst.

KvK melding

Fase overname: contractonderhandeling & transactiedocumentatie
Doel: KvK op de hoogte brengen van de overname
Omschrijving: formulier waarin de wijziging in de aandeelhouders- en bestuursstructuur wordt doorgegeven aan de Kamer van Koophandel.

Optioneel: Volmacht

Fase overname: contractonderhandeling & transactiedocumentatie
Doel: toestemming geven om iemand anders te laten tekenen
Omschrijving: als een partij niet zelf aanwezig kan of mag zijn bij de Leveringsakte, moet hij iemand een volmacht geven om de notariële leveringsakte te tekenen.

UBO formulieren

Fase overname: contractonderhandeling & transactiedocumentatie
Doel: cliëntenonderzoek uitvoeren
Omschrijving: de notaris is wettelijk verplicht om een cliëntenonderzoek uit te voeren. Daarvoor dienen de zogenoemde UBO (Ultimate Beneficial Owner) formulieren.

Vrijgavebrief bank

Fase overname: contractonderhandeling & transactiedocumentatie
Doel: vrijgave van zekerheden
Omschrijving: een bevestiging van de bank van de onderneming dat de zekerheden die het bedrijf verstrekt heeft aan de bank worden vrijgegeven (na ontvangst van de betreffende bankschuld). Als de koper bij een nieuwe bank een financiering afsluit kan hij zo de activa onbezwaard als zekerheid verstrekken.

Closing

Closing agenda

Fase overname: closing
Doel: closing goed laten verlopen
Omschrijving: overzicht van alle handelingen die moeten plaatsvinden bij de closing, oftewel de levering van de aandelen.

Meer weten over een bedrijfsovername?

Neem vrijblijvend contact met ons op of plan een gratis adviesgespek in.